Woo contactpersoon en klachtencoördinator

Wat ga je doen?

Als Woo-contactpersoon ben je het eerste aanspreekpunt voor een Woo-verzoek. Je stuurt het hele proces aan en voert taken uit zoals:

• Onderzoek en coördineer Woo-verzoeken, en identificeer de betrokken partijen;
• Communiceer effectief met informatieaanvragers om verzoeken te verduidelijken en afhandeling te bespreken;
• Signaleer eventuele problemen gedurende het proces van afhandeling en stuur zo nodig bij;
• Faciliteer interne vergaderingen voor het behandelen van Woo-verzoeken;
• Het (laten) inventariseren van informatie en / of anonimiseren van gegevens;
• Houd het management en bestuur op de hoogte van de voortgang van Woo-verzoeken;
• Stel documenten op en bewaak deadlines;
• Implementeer de actieve openbaarmakingsplicht volgens de Woo, in samenwerking met collega's;
• Adviseer collega's, verzorg kennisoverdracht via sessies, en streef voortdurend naar procesverbetering;
• Vertegenwoordig de gemeente in bezwaar- en beroepsprocedures, inclusief het opstellen van verweerschriften.

Als je eenmaal wegwijs bent binnen onze organisatie en ingewerkt bent in de Woo, dan ga je stapsgewijs de functie van klachtencoördinator overnemen. In deze rol voer je de volgende taken uit:

• Coördineer en behandel klachten van burgers en bedrijven, volgens de Algemene wet bestuursrecht, met aandacht voor een eerlijke en rechtvaardige afhandeling;
• Onderzoek of klachten informeel kunnen worden opgelost. Kan dat niet, dan organiseer je hoorzittingen om tot een oplossing te komen;
• Onderhoud communicatie met klagers en verweerders, zowel mondeling als schriftelijk, en onderhoud contact met de Nationale Ombudsman;
• Adviseer het college samen met de klachtenautoriteit (gemeentesecretaris) over de formele afhandeling van klachten;
• Stel klachtoordelen op om transparantie en rechtvaardigheid te waarborgen;
• Organiseer kennissessies voor medewerkers om te leren van ingediende klachten en processen te verbeteren;
• Werk aan het actualiseren van de klachtenprocedure, beleids- en regelgevingsopstelling en continue verbetering van het klachtenproces;
• Stel jaarlijks een rapport op over de ontvangen klachten, waardoor inzicht ontstaat en verdere verbeteringen mogelijk worden.

Wat bieden we jou?

Vanuit een interessante inhoud en fijne informele werkomgeving bieden we jou de ruimte om op jouw wijze invulling te geven aan deze functie. We bieden je:

• Bij aanvang start je met een contract van 32 uur per week;
• Een bruto maandsalaris van maximaal €4.752,- op basis van 36 uur per week, volgens schaal 9 cao Gemeenten;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% dat je vrij kunt inzetten voor bijvoorbeeld opleiding, extra vrije dagen of extra inkomen;
• Op jaarbasis heb je recht op 27 vakantiedagen op fulltime basis, die je kan aanvullen vanuit het IKB;
• Goede pensioenregeling via het ABP;
• Beschikking over een laptop en een telefoon;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om vanuit thuis te werken;
• Budget waarmee jij je thuiswerkplek kunt optimaliseren;
• Goede opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een levendig gemeentehuis waar gemeentelijke diensten, bibliotheek, brasserie en sport samenkomen.

Wat vragen we van jou?

Om deze functie met plezier en succes uit te oefenen, heb jij het volgende in huis:

• Hbo denk- en werkniveau en kennis en ervaring op juridisch gebied;
• Je hebt je eerste ervaring opgedaan met de Woo en bent toe aan je volgende stap. Je bent bereid in de toekomst ook de rol van klachtencoördinator te vervullen en je daarin verder te ontwikkelen;
• Analytisch vermogen om de kern van de informatievraag te doorgronden, op te lossen en werkprocessen te kunnen inrichten;
• Je bent nauwkeurig en kunt overzicht bewaren en structuur aanbrengen in een hoeveelheid van informatie en naast elkaar lopende zaken;
• Je spreekt en schrijft in begrijpelijke, op de doelgroep, afgestemde taal;
• Je hebt autoriteit en invloed om maatwerkoplossingen te bedenken;
• Bent in staat om te gaan met tegengestelde belangen en weet deze te overbruggen door de oplossingen en besluiten die je neemt;
• Je kunt goed luisteren, samenwerken en hebt oog voor relaties en onderliggende belangen. Daarnaast ben je integer en oplossingsgericht;
• Je kunt omgaan met weerstand en hebt ook voor de politiek-bestuurlijke omgeving.

Bij indiensttreding is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van maximaal 6 maanden oud een contractvoorwaarde. Een (TMA) assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Waar ga je werken?

De dorpen Loon op Zand, Kaatsheuvel en De Moer vormen samen de gemeente Loon op Zand. We zijn een gemeente met 23.000 inwoners, omgeven door mooie natuur in het hart van Brabant.

We zijn klein en tegelijkertijd hebben we grote ambities. We willen werken aan de dingen die er voor onze inwoners en onze ondernemers écht toe doen. Bij de uitvoering van landelijk beleid kiezen we voor een praktische en effectieve aanpak. Initiatieven vanuit onze samenleving ondersteunen we zonder ze helemaal over te nemen. In ons handelen staan transparantie en toegankelijkheid centraal.

Zo zijn we ook van mening dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Daarvoor is het nodig om processen te stroomlijnen zodat informatievragen eenvoudiger beantwoord kunnen worden. Informatie moet goed te vinden zijn en op een logische plek staan. Daarom werken we aan een open en transparante lokale overheid. Ook werk je aan ‘Woo’ awareness van collega’s. Dat is wat je aantrekt. Aan dynamiek geen gebrek met de Woo.

Als klachtencoördinator zorg jij ervoor dat inwoners en ondernemers zich gehoord voelen wanneer zij een klacht indienen. Het is jouw doel om deze klachten naar tevredenheid van alle betrokken partijen af te handelen. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s uit verschillende teams. Je zorgt dat we leren van ingediende klachten en dat we stappen zetten om de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren. Je bent daarnaast gericht op het herstel van de relatie tussen de klager en de veroorzaker van de klacht. Hierdoor maak jij het verschil.

Ben je enthousiast geworden over deze vacature en wil je direct solliciteren? Scroll dan naar beneden en stuur je sollicitatie in. Heb je nog vragen over de functie of de organisatie? Neem dan contact op met onze adviseur werving & selectie Edwin, die je graag meer vertelt.