Een goed onboardingproces draagt niet alleen bij aan het behoud van medewerkers, maar ook aan hun productiviteit. De eerste drie tot zes maanden zijn het belangrijkste: dit is de periode waarin nieuwe medewerkers het snelst stoppen. Als je onboarding niet goed is ingericht, kan dat leiden tot meer verloop. Maar hoe weet je of jouw onboardingprogramma effectief is? Het meten van je onboarding biedt objectieve inzichten die verder gaan dan onderbuikgevoelens en helpt je gerichte verbeteringen door te voeren.
De stappen voor het evalueren en verbeteren van je onboarding
Het meten van de effectiviteit van je onboarding hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Het gaat erom dat je duidelijk hebt wat je wilt bereiken en de juiste tools inzet om dit te monitoren. Hier zijn vier eenvoudige stappen om te zorgen dat je onboarding succesvoller wordt:
Bepaal je doelen
Stel KPI’s op
Kies de juiste meetmethoden
Gebruik de resultaten voor verbetering
Stap 1. Bepaal je doelen
Voordat je begint met het meten van je onboardingproces, is het belangrijk om helder te hebben wat je precies wilt bereiken. Wil je nieuwe medewerkers zich snel welkom laten voelen, de doorlooptijd verkorten zodat medewerkers sneller productief zijn? Of wil de betrokkenheid van nieuwe medewerkers vergroten door hen goed in contact te brengen met het team en de organisatie? Het is belangrijk om deze doelen te bepalen, zodat je de juiste KPI’s kunt afstemmen.
Een handige manier om je doelen te verhelderen is door het 4 C-model van Talya Bauer te gebruiken. In dit artikel vertellen we je daar meer over.
Stap 2. Stel KPI’s op
Als je de doelen hebt bepaald, is het tijd om KPI’s op te stellen die je zullen helpen de voortgang te meten. Deze KPI’s moeten SMART zijn. Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen bij het kiezen van de juiste KPI’s zijn:
Sluiten de KPI’s aan bij je bredere doelen?
Welke specifieke indicatoren geven aan dat je op de goede weg bent?
Kunnen de KPI’s gemakkelijk in de tijd worden gevolgd?
Voorbeelden van onboarding KPI’s
Wat zijn goede KPI’s om het succes van je onboardingprogramma te meten? Hieronder vind je enkele belangrijke KPI’s die inzicht geven in hoe je proces presteert.
1. Tijd tot productiviteit
Deze KPI geeft aan hoe snel nieuwe medewerkers zelfstandig kunnen werken. Het meten van de tijd die nodig is om een medewerker productief te maken, helpt je te begrijpen of je onboardingproces hen goed voorbereidt op hun rol. Hoe korter de tijd, hoe effectiever het proces.
2. Retentiepercentage
Een belangrijk meetpunt voor de effectiviteit van je onboarding is hoeveel medewerkers na hun eerste jaar nog bij de organisatie blijven. Een lage retentie in het eerste jaar kan wijzen op een tekort aan ondersteuning of een mismatch tussen de medewerker en de organisatie. Dit kan als volgt worden berekend:
3. Tevredenheid van nieuwe medewerkers over het onboardingproces
Door regelmatig enquêtes uit te sturen, meet je de tevredenheid over verschillende onderdelen van het onboardingproces. Open vragen bieden diepere inzichten en kunnen helpen om verbeterpunten te identificeren. Een aantal voorbeelden:
Wat was de grootste uitdaging in je eerste week?
Wat zou je verbeteren in het onboardingproces?
4. Voortgangspercentage van het onboardingtraject
Het percentage van medewerkers dat het volledige onboardingprogramma doorloopt, geeft inzicht in hoe goed medewerkers het onboardingproces volgen. Als het percentage lager is dan verwacht, kan dit duiden op een gebrek aan betrokkenheid of problemen met de inhoud van het programma. Dit kan eenvoudig worden berekend met de volgende formule:
Stap 3. Kies de juiste meetmethoden
Nu je de KPI’s hebt vastgesteld, is het belangrijk om te bepalen hoe je de benodigde data verzamelt. Kies de juiste tools en methoden om betrouwbare en tijdige informatie te verkrijgen. Bijvoorbeeld:
Enquêtes en feedbackformulieren: Stuur regelmatig enquêtes uit na specifieke fasen van het onboardingproces. Je kunt zowel open als gesloten vragen gebruiken, en de Net Promoter Score (NPS) is een goede manier om algemene tevredenheid te meten.
Check-ins en voortgangsgesprekken: Plan momenten in om de voortgang van nieuwe medewerkers te bespreken, bijvoorbeeld na de eerste week, na 30 dagen, of aan het einde van de proeftijd. Dit helpt je niet alleen om problemen vroegtijdig te signaleren, maar biedt ook kansen om bij te sturen en medewerkers te ondersteunen.
Stap 4. Gebruik de resultaten om te verbeteren
Het verzamelen van gegevens is slechts het begin. Het echte werk begint bij het analyseren van de data en het doorvoeren van verbeteringen op basis van de resultaten. Kijk naar trends in de data en bepaal welke onderdelen van je onboardingproces beter kunnen. Het doel is om met gerichte verbeteringen het onboardingprogramma te optimaliseren.
Zo kun je de resultaten gebruiken voor verbetering:
Feedbackanalyse: Kijk naar de onderdelen die minder goed beoordeeld worden en ontdek welke verbeteringen nodig zijn.
Patroonherkenning: Als de retentie bijvoorbeeld na zes maanden sterk afneemt, kan dit betekenen dat de onboarding onvoldoende langdurige ondersteuning biedt.
Testen en aanpassen: Voer wijzigingen door op basis van je analyses en blijf de data monitoren om te zien of de aanpassingen effect hebben.
Conclusie
Meten is weten. Door KPI’s te definiëren, de juiste meetmethoden te kiezen en de resultaten te gebruiken om je proces voortdurend te verbeteren, zorg je ervoor dat je onboardingprogramma effectief blijft en bijdraagt aan de succesvolle integratie van nieuwe medewerkers. Onboarding is immers een continu proces van evaluatie en verbetering, en met de juiste gegevens kun je het verschil maken.
Bij Jeij doen we er alles aan om een duurzame match te maken en het onboardingsproces te ondersteunen. Daarom begeleiden we de kandidaat bij onboarding en na plaatsing ten minste drie maanden door middel van jobcoaching. Zo verminderen we de uitstroom aanzienlijk en geven we nét dat beetje meer voor een duurzame match. Lees hier meer over onze dienstverlening.
