In het kort...
Wil jij als directiesecretaresse bijdragen aan wereldvrede door internationaal recht vanuit een van de mooiste werkomgevingen van Nederland? Spreek en schrijf je vloeiend Nederlands, Engels én Frans? Bekijk dan deze mooie vacature!

Wat ga je doen?

Vrede, vooruitgang en resultaten boekt Carnegie Stichting Vredespaleis door de inzet van gedreven collega’s. Als directiesecretaresse ben je een zelfstandige werker die zich diplomatiek kan bewegen in de hoogste kringen van bestuurders, internationale rechters en ambassadeurs. Ook ben je een sympathieke collega voor eigen medewerkers in de facilitaire en de bibliothecaire dienstverlening, op het gebied van het externe relatiebeheer en de staf.


  • Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de directeur en stuurt hiertoe de secretaresse/managementondersteuner aan.
  • Je onderhoudt in- en externe contacten van de directeur (nationaal en internationaal) in het kader van de behandeling van de mail en agenda en stelt prioriteiten bij het maken van afspraken.
  • Je coördineert de informatiestroom naar interne en externe relaties over gemaakte afspraken met en vragen van de directeur.
  • Je beoordeelt uitnodigingen en geleidt relevante uitnodigingen door naar de directeur.
  • Je attendeert de directeur op bijzondere omstandigheden die zijn persoonlijke bemoeienis of aandacht vragen en zorgt voor het actief informeren van de directeur met betrekking tot relevante informatie.
  • Je draagt zorg voor adequate aanlevering van stukken en, zo nodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de directeur bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers.
  • Je fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties en instanties (o.a. Internationaal Gerechtshof); vervult een bufferfunctie tussen de directeur en externe instanties.
  • Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en importantie, verstrekt indien mogelijk zelf de benodigde informatie of verwijst door.
  • Je schat binnengekomen correspondentie op belang en urgentie in, voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde informatie toe; behandelt en screent e-mails.
  • Je bereidt correspondentie voor c.q. concipieert naar eigen inzicht brieven (ook in de Engelse en Franse taal) en verzamelt en bewerkt daartoe (aanvullende) informatie.
  • Je organiseert en bereidt naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen (o.a. bestuursvergadering en MT) voor, maakt de conceptagenda, regelt de uitnodigingen, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij en attendeert de directeur op bijzondere aandachtspunten.
  • Je verzorgt de organisatie van (officiële) bijeenkomsten (incl. plaatsing gasten) en treedt op als gastvrouw/gastheer.


Wat vragen we van jou?

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt gevoel voor het werken in een zakelijke organisatie binnen een publieke en diplomatieke omgeving.
  • Je hebt inzicht in administratieve procesgang en organisatiestructuren.
  • Je beschikt over ruime kennis van en ervaring met management ondersteunende werkzaamheden.
  • Uitstekende schriftelijke -en mondelinge beheersing van de Engelse en Franse taal.
  • Je kan goed overweg met MS Office en relatiesystemen.
  • Je bent stressbestendig en kan goed omgaan met een hoge werkdruk.

Wat bieden we jou?

  •  Werken bij de Stichting betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de internationale samenleving.
  • Je werkt vanuit een unieke en inspirerende werkomgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
  • Reiskosten op basis van OV en ondoelmatig reizen wordt km vergoeding van 19 cent per km vergoed
  • Parkeren op het Vredespaleis kan bij hoge uitzondering, maar niet standaard de parkeerplek voor alle medewerkers.
  • Afhankelijk van je opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal €2824,- en maximaal €3990,-, op basis van schaal 9 volgens CAO Rijk. 
  • Prima secundaire arbeidsvoorwaarden die staan beschreven in een eigen personeelshandboek, waaronder een eindejaarsuitkering (8,3% bruto van het jaarsalaris) en een vakantie-uitkering (8%).
  • 23 dagen per jaar en een pensioenregeling via ABP
  • Een 36-urige werkweek waarin je indien nodig flexibel bent.


Waar ga je werken?

De Carnegie Stichting is de eigenaar van het Vredespaleis in Den Haag, het wereldwijde icoon van vrede en recht. In het Vredespaleis zijn het Internationaal Gerechtshof van de Verenigde Naties en het Permanent Hof van Arbitrage gevestigd, alsmede de Haagse Academie voor Internationaal Recht.

De Carnegie Stichting heeft de belangrijke taak om het Vredespaleis te beheren en de bovengenoemde instellingen op het hoogste niveau te faciliteren. De Stichting ondersteunt deze gerenommeerde instellingen en beheert daartoe de Bibliotheek van het Vredespaleis, de oudste en meest gerenommeerde bibliotheek op het gebied van internationaal recht en vrede. Daarnaast heeft de Stichting de verantwoordelijkheid om de missie van deze ‘Temple of Peace’ onder de aandacht te brengen zoals oprichter Andrew Carnegie beoogde, en er steun voor te verwerven.

Ongeveer 40 medewerkers zetten zich dagelijks in voor het faciliteren en promoten van ‘Vrede door Recht’. Als directiesecretaresse rapporteer je rechtstreeks aan de directeur en maak je deel uit van de stafdienst.

Heb je een vraag over deze vacature?

Ken je iemand voor deze vacature?

Zo werkt solliciteren bij Jeij

Afbeelding
1
Geïnteresseerd?
Heb je interesse in deze vacature? Stuur ons dan je motivatie via onderstaand formulier. Je ontvangt zo snel mogelijk een reactie van ons.
Afbeelding
2
Kennismaking
Na een kennismaking plannen we een vervolggesprek. Daarbij gaan we dieper in op jouw achtergrond en competenties en onderzoeken we of jij de perfecte match bent.
Afbeelding
3
Opdrachtgever
Is er een wederzijdse klik, dan ga je in gesprek met de opdrachtgever en laat je zien waarom jij dé ideale kandidaat bent voor deze functie. Daarbij maken wij gebruik van een ontwikkelassesment.
Afbeelding
4
Aan de slag!
Gefeliciteerd! Je bent aangenomen. We bespreken de arbeidsvoorwaarden en regelen je overeenkomst. Daarna begeleiden we jouw indiensttreding en zorgen we voor een gedegen onboarding.
* verplicht veld

Ben jij klaar voor een nieuwe stap?
Solliciteer vandaag nog!

Vertel ons wie je bent en waarom je deze functie ambieert door onderstaand formulier in te vullen.

We zijn benieuwd naar je ervaring, je kwaliteiten en wat jou uniek maakt. Voeg daarom je actuele CV en/of link naar je LinkedIn-pagina toe.

Tot slot willen we graag weten wat jouw motivatie is om te solliciteren en waarom jij perfect bent voor deze functie.

Alles ingevuld? Dan kun je jouw sollicitatie verzenden via onderstaande knop. Wij gaan zorgvuldig met je gegevens om en je ontvangt zo snel mogelijk onze reactie.